Bật mí cách lập kế hoạch truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp SME

Bất cứ dự án nào cũng cần một kế hoạch truyền thông cụ thể, giúp truyền tải thông điệp và hình ảnh thương hiệu đến khách hàng hiệu quả. Là một nhà quản lý dự án, chắc chắn bạn cần chuẩn bị một kế hoạch bài bản. Tham khảo ngay cách lập kế hoạch truyền thông để đảm bảo mọi mục tiêu có thể hoàn thành dễ dàng.

Mục lục

Những điều cần biết về kế hoạch truyền thông

Truyền thông không còn quá xa lạ đối với các Marketer và các doanh nghiệp. Tuy nhiên xoay quanh kế hoạch truyền thông còn rất nhiều yếu tố quyết định đến thành công. Trước hết cần hiểu rõ về khái niệm và cấu trúc cơ bản kế hoạch này là như thế nào.

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông (Marketing Communication Plan) rất cần thiết trong quản lý dự án. Giúp truyền đạt các thông tin quan trọng cho các bên liên quan trong suốt quá trình thực hiện. Có thể hiểu đây là một bản tổng hợp làm rõ mục tiêu, khách hàng, phương thức truyền thông cùng các đề xuất cụ thể cho từng giai đoạn khác nhau. Thông qua bản kế hoạch truyền thông, bạn sẽ quản lý được các hạng mục công việc, người phụ trách, tiến độ và mục tiêu dự án. Từ đó có thể đảm bảo tính khả thi, các phương án dự trù ứng phó kịp thời với sự thay đổi của thị trường.

Nếu bạn muốn dự án của doanh nghiệp thành công và đúng thời hạn, hãy đảm bảo bạn biết cách lập một bản kế hoạch triển khai chi tiết và hiệu quả nhất.

Tầm quan trọng của lập kế hoạch truyền thông

Với mỗi kế hoạch được lập ra, chúng ta có thể xác định được mức độ khả quan khi thực thi. Tuỳ vào hoàn cảnh, đặc thù riêng của từng ngành nghề mà các kế hoạch truyền thông mang lại hiệu quả khác nhau. Dù chiến dịch có quy mô lớn hay nhỏ, việc xây dựng kế hoạch truyền thông đều đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp như:

Một bản kế hoạch cần cho biết mục tiêu và phương pháp thực thi để hoàn thành mục tiêu đề ra. Nhờ đó dễ dàng kiểm soát, giúp dự án có thể đi đúng quỹ đạo và kỳ vọng.
Giúp người quản lý nắm rõ tình hình, dự đoán những tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện. Sẵn sàng cho những giải pháp ứng phó kịp thời, hạn chế tối đa rủi ro.
Định hướng mọi mục tiêu, lộ trình và nhiệm vụ rõ ràng. Giúp giảm thiểu sự mâu thuẫn trong các hoạt động. Nhờ đó người quản lý sẽ biết cách phân bổ nhân lực, thời gian và ngân sách sao cho phù hợp.
Thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể, nhằm liên tục kiểm tra hiệu quả trong từng giai đoạn của chiến dịch.

Cấu trúc mẫu kế hoạch truyền thông

Xây dựng một kế hoạch truyền thông cần đảm bảo tính liên kết giữa nhiều yếu tố. Vì mỗi yếu tố từ mục tiêu, khách hàng, nguồn lực, ngân sách… đều tác động trực tiếp đến nhau. Do đó mỗi kế hoạch truyền thông đều cần chi tiết và chuyên nghiệp với cấu trúc cơ bản sau:

– Phân tích tổng quan

Bối cảnh hiện tại
Tổng quan thị trường
Các đối tượng có liên quan

– Lập kế hoạch chi tiết

Mục tiêu
Đối tượng mục tiêu
Chiến lược
Tuyên bố
Thông điệp truyền thông
Chiến thuật thực thi
Phân tích rủi ro
Hoạch định chi phí
Các tiêu chí đánh giá

Ngoài ra, doanh nghiệp nên áp dụng theo mô hình SMCRFN – là nền tảng giúp bản kế hoạch truyền thông thành công.

Mô hình SMCRFN tạo nền tảng cho mọi kế hoạch truyền thông diễn ra thuận lợi

Chữ S (Source/Sender – Nguồn phát): Được hiểu là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng
Chữ M (Message – Thông điệp): Là nội dung truyền tải với mục đích lưu lại trong tâm trí khách hàng
Chữ C (Channel – Kênh): Bao gồm kênh online và kênh offline giúp thông điệp được truyền tải đến khách hàng dễ dàng
Chữ R (Receiver – Người nhận): Đối tượng cuối cùng tiếp nhận thông tin mà bạn nhắm đến.
Chữ F (Feedback – Phản hồi): Những cảm nhận, góp ý riêng của từng khách hàng giúp đánh giá mức độ thành công của chiến dịch.
Chữ N (Noise – Độ nhiễu): Sự tác động của các yếu tố cạnh tranh, môi trường xung quanh khiến thông điệp bị sai lệch, ảnh hưởng kết quả không đạt kết quả như mục tiêu ban đầu.

Các bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết cho doanh nghiệp SME

Những lỗ hổng nhỏ trong bản kế hoạch truyền thông có thể dẫn đến những sai lầm lớn khi thực thi. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp nên tập trung nguồn lực ngay từ bước lên kế hoạch. Với một kế hoạch tốt, không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp SME, càng hạn chế những sai lầm trong lập kế hoạch truyền thông càng tốt. Để làm được điều đó, hãy xây dựng kế hoạch của riêng doanh nghiệp bạn dựa trên 7 bước sau:

Bước 1: Nghiên cứu và phân tích tổng quan

Đây là bước vô cùng quan trọng, quyết định kế hoạch truyền thông có khả thi hay không. Doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kế hoạch của mình. Nên áp dụng mô hình SWOT ngay trong bước này để phân tích chi tiết:

S- Strength: Điểm mạnh của doanh nghiệp tạo lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh
W- Weakness: Điểm yếu còn tồn tại trong hoạt động của doanh nghiệp
O- Opportunity: Cơ hội và tiềm năng tăng trưởng trong thị trường cần được doanh nghiệp nắm bắt kịp thời
T- Threat: Thách thức mà doanh nghiệp đối mặt từ những yếu tố hiện tại, hay có thể xuất hiện bất cứ lúc nào trên thị trường. Đòi hỏi phải chuẩn bị phương án dự phòng để đối phó.

Với một bản phân tích càng chi tiết, doanh nghiệp càng dễ xác định được bản kế hoạch của riêng mình.

Bước 2: Xác định nhóm công chúng mục tiêu

Không phải sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu nào cũng phù hợp với mọi đối tượng khách hàng. Để tiếp cận khách hàng tốt, lan tỏa thông điệp hiệu quả cần vẽ đúng chân dung khách hàng mục tiêu dựa trên yếu tố nhân khẩu học và tâm lý học.

Bước 3: Xác định mục tiêu truyền thông

Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp kế hoạch truyền thông đi đúng hướng. Không nên quá nhiều mục tiêu trong một kế hoạch, cần chọn ra một mục tiêu chính để tập trung toàn bộ nguồn lực hoàn thành. Trước hết, hãy liệt kê những định hướng của doanh nghiệp, tình hình thị trường hiện tại và xác định một trong các mục tiêu chính như: Truyền thông giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, tìm kiếm sự quan tâm của khách hàng mới, phổ biến hình ảnh thương hiệu đến nhiều đối tượng khác nhau.

Để mục tiêu được chính xác hơn, bạn có thể xác định thông qua mô hình SMART:

Specific – Cụ thể: Với một mục tiêu cụ thể sẽ giảm thiểu rủi ro đi sai hướng trong quá trình thực hiện kế hoạch
Measurable – Có thể đo lường được: Xác định KPI cụ thể mà chiến dịch cần đạt được
Achievable – Có thể đạt được: Với mục tiêu không vượt quá năng lực của đội ngũ và khả năng của doanh nghiệp
Relevant – Có liên quan: Mục tiêu truyền thông cần liên quan đến định hướng của doanh nghiệp
Time – Thời gian: Các mục tiêu đề ra cần đảm bảo thực hiện đúng thời gian cho phép

Mô hình SMART giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan để đưa ra mục tiêu chuẩn xác

Bước 4: Xác định thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông cần đảm bảo đầy đủ nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Nhằm lưu lại trong tâm trí khách hàng, thông điệp nên mới mẻ, sáng tạo và đúng với những gì khách hàng mục tiêu quan tâm. Đặc biệt không trùng với thông điệp của bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào.

Thông điệp truyền thông nên được xây dựng dựa trên các yếu tố:

Phù hợp với mục tiêu truyền thông
Có tính bao quát, hướng đến các nhóm công chúng mục tiêu
Thông điệp đơn giản, dễ hiểu và dễ ghi nhớ

Bước 5: Chọn kênh truyền thông phù hợp

Việc lựa chọn kênh truyền thông cần đảm bảo tính khả thi, phù hợp với mục tiêu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều kênh và phân bổ từng kênh cho từng giai đoạn trong kế hoạch truyền thông của mình. Như vậy có thể đảm bảo về mức độ lan tỏa và sự liên kết giữa các kênh truyền thông với nhau. Một số kênh truyền thông có thể áp dụng như: Kênh truyền hình, truyền thanh, báo chí, mạng xã hội….

Bước 6: Thiết lập ngân sách

Thiết lập và phân bổ ngân sách cho từng giai đoạn rất quan trọng trong bản kế hoạch truyền thông. Cần liệt kê càng chi tiết các hạng mục càng tốt. Không chỉ giúp kế hoạch diễn ra trơn tru mà còn đảm bảo tất cả trong tầm kiểm soát, phù hợp với năng lực tài chính của doanh nghiệp.

Bước 7: Đo lường và báo cáo

Cần theo sát dự án, đo lường và đánh giá kết quả trong từng giai đoạn thực hiện. Nhằm đảm bảo kế hoạch đang đi đúng hướng và đúng với mục tiêu được xác định từ những bước đầu. Việc đo lường hiệu quả rất quan trọng, giúp phân tích độ hiệu quả của chiến lược. Qua đó có thể lập tức đưa ra các biện pháp bổ sung, nhằm xử lý và cải thiện kế hoạch.

Doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá thông qua các kết quả như:

Số lượt tiếp cận và tương tác trên kênh mạng xã hội
Hiệu ứng truyền thông xuyên suốt chiến dịch
Lượt truy cập website
Lượng khách hàng phản hồi và thảo luận về sản phẩm, dịch vụ trong chiến dịch

Một số lưu ý để có kế hoạch truyền thông hiệu quả

Sau khi đã nắm rõ các bước lập kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý thêm cách để xây dựng được một bản kế hoạch hiệu quả. Green Communications gợi ý một số yếu tố quyết định đến kết quả của chiến dịch bao gồm:

HIểu rõ về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp: Nắm rõ những ưu điểm và nhược điểm để có cơ sở so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Vì chỉ khi hiểu rõ về sản phẩm bạn mới có thể định hướng và hoạch định đúng chiến lược. Có thể tự đặt mình vào vị trí khách hàng để đánh giá khách quan hơn, phục vụ cho việc đưa ra thông điệp đúng insight khách hàng hơn.

Không ngừng sáng tạo: Trước sự cạnh tranh với nhiều đối thủ trên thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự khác biệt. Bảng kế hoạch càng mới lạ, độc đáo càng có cơ hội gây ấn tượng với công chúng.

Tạo mối liên kết giữa các kênh truyền thông: Áp dụng bản kế hoạch trên nhiều kênh khác nhau sẽ tạo được hiệu ứng lan tỏa tốt. Việc cần làm là sắp xếp bài bản trình tự sự xuất hiện của thương hiệu trên các kênh dựa trên hành trình khách hàng (Customer Journey).

Gợi ý mẫu xây dựng kế hoạch truyền thông của Green Communications

Một vài ví dụ về kế hoạch truyền thông sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về các nội dung đã nêu trên. Tham khảo ngay các mẫu kế hoạch gợi ý từ Green Communications dành cho doanh nghiệp SME:

Ví dụ về kế hoạch phân bổ và dự trù chi phí cho các kênh truyền thông

Ví dụ về kế hoạch truyền thông mạng xã hội

Liên hệ ngay với Green Communications để được tư vấn và hỗ trợ xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp.